Als de IT afdeling voorzieningen realiseert om thuis te kunnen werken is “thuis” werken nog niet echt geïmplementeerd. Overigens hier komt ook al best veel voor kijken. Hoe veilig is thuis werken? Moet er naast de verbinding met de PC thuis ook de mogelijkheid zijn om telefonisch te overleggen? Hoe passen "mobile" en "eigen devices" daarin? Welke applicaties worden er ter beschikking gesteld van de thuiswerker? Allemaal vragen met een technische component maar ook zeker met een inhoudelijke en verandercomponent.

Implementatie traject thuiswerken

Als manager IT en Facilitair Beheer heb ik meegewerkt aan de implementatie van thuiswerken voor een pensioenuitvoerder (ca. 200 medewerkers) die al jaren het voornemen had dit te realiseren.  Als eerste heb ik samen met de HR manager het thuiswerken in een bredere context geplaatst en het de naam Flexibel Werken gegeven. We hebben samen met de directie ons licht opgestoken bij bedrijven die al verder in dit proces zitten. Er komen vragen voorbij als moet een thuiswerker nog een vaste kantoorwerkplek hebben,  voor welk werk kom je naar kantoor en moet je dan daar geen ander type werkplekken hebben,  hoe maken de teamleiders afspraken met hun medewerkers en wat betekent het allemaal voor de geldende arbeidsvoorwaarden. Kortom, zeker niet alleen IT maar ook HRM en Facility Management.

Dan de implementatie. Na besluitvorming door de directie is hiervoor een pilotproject gedefinieerd onder leiding van een externe projectleider. Niet alleen namen mensen van mijn afdeling deel aan het project maar is mijn afdeling als totaal ook onderdeel van de pilot zelf. Als betrokken lijnmanager heb ik de beoogde veranderingen duidelijk gemaakt, aanwezige weerstand bespreekbaar gemaakt en met de medewerkers en andere betrokken lijnmanagers naar oplossingen gezocht.

Leerpunten en resultaten

Leerpunten die wij ervaren hebben zijn overbekend maar toch loop je er tegen aan en moet je er mee dealen: IT mensen zijn te optimistisch als het gaat om het realiseren en toezeggen van voorzieningen. Als er werkproblemen zijn krijgt als eerste de IT de schuld. Lijnmanagers en medewerkers vinden het inmens moeilijk om te veranderen: Flexibiliteit en zelfstandigheid prima maar de onderlinge afhankelijkheid wordt groter wil je toch goed met elkaar samenwerken tegen lagere kosten!

Inmiddels is de pilot geëvalueerd en zal Flexibel Werken breder in de organisatie worden geïmplementeerd.